QMboard Dokumentenlenkung

Die webbasierte, intuitive Lösung für Ihre Dokumentenlenkung.

QMboard Dokumentenmanagement dient zur Lenkung von Dokumenten und Erzeugung normgerechter QM-Handbücher für Häuser und Einrichtungen im Gesundheitsbereich. Die Dateien der Dokumente werden in einer Datenbank erfasst und mit allen für den Lenkungsprozess notwendigen Metadaten versehen.

Der Arbeitsablauf von QMboard Dokumentenlenkung wurde für einfache und intuitive Benutzung optimiert. Die Verwaltung erfolgt komplett über den Webbrowser.

Alle gelenkten Dokumente werden automatisch als normgerechtes QM-Handbuch (z.B. ISO 9001) veröffentlicht.

QMboard Dokumentenlenkung

bietet unter anderem folgende - für die Zertifizierung geforderte -Funktionen:

  • Dokumentation der Änderungen eines Dokumentes.
  • Veröffentlichte Dokumente bleiben in der Versionierung gespeichert, auch wenn neuere Versionen freigegeben wurden.
  • Die Veröffentlichung der Dokumente erfolgt in Form eines normgerechten QM-Handbuches.
  • Ausschließlich gültige und freigegebene Dokumente werden im Handbuch angezeigt.
  • Alle Dokumente haben definierte Gültigkeitsfristen.
  • Die verantwortlichen Redakteure werden über E-Mail auf ablaufende Dokumente hingewiesen.

Funktionsbeschreibung

So einfach geht Dokumentenlenkung mit QMboard.

Der Zugriff der Redakteure kann auf bestimmte Abteilungen eingeschränkt werden, so daß jede Abteilung ihre eigenen Dokumente pflegen kann. Dokumente können für mehrere oder alle Abteilungen gültig sein. Abteilungsinterne Dokumente können über ein Passwort geschützt werden.

Zwei Schritte zur Veröffentlichung eines Dokumentes im QM-Handbuch:

Beim Anlegen eines neuen Dokumentes werden im ersten Schritt die Rahmendaten erfasst. Dem Dokument werden Abteilung, Typ und Norm zugeordnet. Bei der Erstellung einer neuen Version werden zwei Dateien hochgeladen:
  • Eine PDF-Datei für die spätere Veröffentlichung
  • Die Originalvorlage für den Fall einer späteren Überarbeitung
Zur Freigabe der Dokumente kann ein Vorlagenblatt in Papierform ausgedruckt werden. Liegt die Freigabe vor, muss in der Software nur ein Häkchen gesetzt werden. Die Veröffentlichung des Dokumentes im Online-QM-Handbuch erfolgt automatisch und sofort.

Das QM-Handbuch im Netz

Schnell, übersichtlich und immer aktuell.

Das automatisch aus der Dokumentenlenkung generierte QM-Handbuch kann von jedem Browser oder mobilen Devices aufgerufen werden.

Die Software handelt alle Dokumententypen (Word, Excel, PDF...) und erlaubt eine freie Stichwortvergabe zu jedem Dokument. Sowohl Abteilungsspezifische QM-Handbücher als auch das Handbuch des gesamten Hauses entstehen automatisch aus der Dokumentenlenkung.